Uma das mudanças mais profundas que a pandemia criou foi o home office. O que antes era uma realidade pequena, atingiu uma parcela expressiva de trabalhadores brasileiros. Em 2020, 11% dos trabalhadores ativos no Brasil exerceram suas atividades profissionais de forma remota, segundo estudo do Ipea.

A nova realidade trouxe diversas possibilidades para as empresas e funcionários, mas também criou diversos desafios, como falta de contato social, menor visibilidade e dificuldade de comunicação. Mas nesse texto vamos conversar sobre 2 barreiras em específico: o compartilhamento e a colaboração na edição de arquivos.

O impacto do compartilhamento de arquivos nas empresas 

Toda empresa é como um organismo vivo, em que cada departamento está conectado diretamente a outro, dependendo de entregas e comunicação.

No trabalho presencial certas informações podem ser facilmente e rapidamente trocadas para que um projeto evolua, mas no home office a realidade é diferente.

Compartilhar dados de maneira efetiva e organizada se torna fundamental para que não se crie ruídos no dia a dia. Imagine a seguinte situação: você precisa alimentar uma tabela com diferentes dados e resultados alcançados no mês anterior. Mas cada um desses dados está com um membro da sua equipe. E agora? Ligar para cada uma das pessoas solicitando os arquivos? Criar um grupo no WhatsApp? Enviar vários e-mails torcendo para que sejam respondidos rapidamente?

Além de serem soluções precárias, essas opções colocam em risco a empresa no âmbito da LGDP.

A resposta correta é unificar todos esses dados em apenas um lugar, com acesso rápido e de onde quer que você esteja.

O poder da nuvem no compartilhamento de dados 

Em um mundo totalmente conectado e que pede por agilidade, seus arquivos exigem serem guardados em algum serviço de cloud. Com essa forma de armazenamento tudo o que é gerado na empresa não fica guardado na máquina do colaborador que a gerou. Esses dados ficam em um cloud server. Dessa forma todos os membros da equipe contam com diversas vantagens e facilidades:

Segurança: dados em servidores locais ou nas máquinas dos colaboradores ficam expostos a ataques e problemas de hardware, podendo gerar até a perda definitiva de informações. Já nos servidores em nuvem as empresas contam com inúmeras barreiras para resguardar os dados de seus clientes.

Controle: ao levar o trabalho para a nuvem, relatórios de performance e histórico de alterações podem ser criados, o que gera oportunidades de melhorar processos e entra em conformidade com as leis de proteção de dados.

Acessibilidade: mais do que tornar arquivos acessíveis no home office, ter acesso a um file server (servidor de arquivos) oferece a possibilidade de se trabalhar do outro lado do mundo. Apresentações em outras cidades, estados ou países não serão mais um problema.

Colaboração: diversos serviços de gerenciamento de arquivos online entregam mais do que armazenamento, mas sim diversas ferramentas de edição e criação colaborativa entre os membros da equipe. Cada um de sua casa pode co-criar trabalhos junto de seus colegas.

Como implementar o gerenciamento de arquivos online na sua empresa 

Um dos principais sistemas no mercado que oferece esses e muitos outros benefícios é o Zoho Workplace, uma plataforma completa que proporciona à equipe da sua empresa um espaço de trabalho seguro e compartilhado, de modo que suas ideias tenham um lar desde a concepção até a realização.

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