Também conhecido pelo termo inglês "budget", orçamento é um plano financeiro para o futuro relativo às receitas e custos de um negócio. Logo, o orçamento de TI é o montante de dinheiro gasto em sistemas, equipamentos, remuneração da equipe e as despesas relacionadas, bem como a contratação de terceiros em projetos específicos ou na prestação contínua de serviços.
A importância estratégica de definir o orçamento de TI
Com a tecnologia assumindo papel de protagonista nos negócios, definir o orçamento tem se tornado uma tarefa um pouco complexa. Segundo o Relatório anual de pesquisa de QI digital da PwC (2017), em média, 47% dos gastos com TI relatados pelos entrevistados estavam fora do orçamento do(a) CIO.
Essa nova realidade tem feito os(as) gestores(as) de tecnologia buscarem novas maneiras de demonstrar valor e definir as necessidades de investimento na área. A integração com os demais departamentos requer uma visão de orçamento menos centralizada.
Não significa que as bases tradicionais do processo de definição precisem ser totalmente esquecidas. Pelo contrário, primar pelas boas práticas abre caminho para que o departamento consiga ter uma atuação cada vez mais analítica, mais alinhada com os objetivos estratégicos do negócio.
Dicas para definir o orçamento de TI corretamente
1. Avalie os indicadores de desempenho
Os indicadores definidos e acompanhados para avaliar o desempenho da TI em seus projetos, serviços e processos são importantes na hora de pensar no orçamento. São eles que ajudam a demonstrar os resultados obtidos com os investimentos já realizados e também a mensurar o trabalho realizado.
Ao avaliar e realizar os ajustes em indicadores, o gestor consegue ter previsibilidade do montante de dinheiro necessário para o futuro (mensal, semestral e até anual).
É interessante avaliar indicadores como capacidade de produção, produtividade da equipe (e dos indivíduos em si), qualidade e impactos do que é realizado. Com isso tudo bem mapeado fica até mais fácil defender o orçamento perante a diretoria.
2. Faça benchmarking
Outra dica interessante é trocar experiências com outros gestores de TI. O chamado benchmarking ajuda a intercambiar boas práticas. E isso pode facilitar na hora de definir o orçamento de TI.
O benchmarking pode ajudar, por exemplo, a verificar o que as empresas que já empreenderam uma estratégia de transformação digital estão fazendo para administrar o dinheiro investido.
3. Analise a necessidade de pessoal
Uma parte importante do orçamento de TI é a folha de pagamento do time. Avalie a composição da equipe, a performance dos profissionais e as possíveis necessidades de mais contratações.
Também as adequações no quadro de funcionários, decorridas de uma avaliação profunda, ajudam a ter previsibilidade do montante de dinheiro necessário. Isso pode revelar necessidades de ajustes de processos, aquisição de ferramentas e equipamentos, redistribuição de atividades etc.
4. Atente para a modernização da infraestrutura
A hora de avaliar e modernizar a infraestrutura de TI é agora. É interessante pensar na possibilidade de virtualizá-la (total ou parcialmente) por meio de soluções em cloud computing. Em alguns casos, uma combinação de nuvem local/privada com a pública (o que gera uma nuvem híbrida) pode ser a saída para economizar dinheiro e manter o controle interno.
A nuvem local é bastante aderente se a empresa tem uma robusta infraestrutura legada. É usada para distribuir capacidades para todas as unidades do negócio. Já a pública serve para incrementar o que falta em nível de capacidade computacional para infraestrutura (IaaS), também em matéria de softwares como serviço (SaaS), plataformas de desenvolvimento (PaaS), entre outros recursos.
Com a nuvem, é possível economizar em matéria de manutenção dos equipamentos e estrutura predial necessária para abrigá-los, além de evitar a depreciação, uma vez que o provedor se encarrega de entregar tudo sempre disponível e atualizado.
Por fim, é fundamental evitar que o orçamento de TI não atenda à demanda adequadamente, especialmente no que tange à estratégia de expansão do negócio. E tomar cuidado para que ele não seja integralmente consumido pela infraestrutura. Ter sempre em mente a conexão com os demais departamentos da organização.
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